Analiza performanței procesului constă în:

  • Setarea valorilor predefinite și a intervalelor acceptabile pentru fiecare indicator. Dacă rezultatele se încadrează în acel interval, trebuie făcut ceva.
  • Stabilirea indicatorilor-cheie de performanță care determină dacă un proces se desfășoară așa cum doriți sau că există abateri de analizat.
  • Definirea indicatorilor pentru diferite perioade de timp.

Acest lucru împarte KPI-urile în două grupe principale: indicatori pe termen lung (indicatori pe termen de un an, șase luni etc.) sau
indicatori în timp real (de exemplu, ultima oră, ultima zi).

 

Analiza proceselor este un pas important (dar adesea uitat) în managementul proceselor de afaceri, deoarece oferă informații obiective (în loc de percepții personale) care ajută la identificarea
oportunităților de îmbunătățire în cadrul organizației.

Criterii KPI pe termen lung

Acest tip de indicatori utilizează un interval de timp mai mare (de obicei, un an sau șase luni înapoi). De exemplu, utilizatorul poate genera propriile rapoarte, poate naviga prin intermediul informațiilor, arunca și arunca datele, le poate exporta și, în cele din urmă, le va analiza după cum este necesar.

Exemple tipice de KPI pe termen lung pentru BPM sunt:

Numărul de instanțe ale fiecărui proces sau document. Ar putea fi util să analizați aceste informații în funcție de luna procesului sau a documentului, de utilizatorul care la creat etc.
Acest KPI permite o analiză “sezonieră” (când sunt create mai multe procese sau documente) sau identificarea cantității de documente prelucrate în fiecare etapă. În vânzări, acest tip de
indicator ar arăta informații fundamentale: cantitatea de oportunități comerciale pe furnizor pe lună.

Durata medie necesară pentru finalizarea unei instanțe de proces. S-ar putea să doriți să filtrați informațiile în funcție de tipul procesului, de luna în care a fost creat sau de alte variabile
relevante. Acest indicator este util pentru a respecta acordurile la nivel de servicii (SLA) și pentru a vedea dacă s-au depășit termenele.

Timpul mediu necesar pentru fiecare etapă de proces. Foarte util pentru a identifica blocajele și pentru a analiza cauzele posibile. Acest tip de informații ar completa exemplele anterioare,
permițându-ne să studiem fiecare pas în profunzime pentru a vedea unde sunt întârzierile majore.

Indicatori de performanță pe termen scurt

Acești indicatori furnizează o analiză pe termen scurt (de obicei merge până la un minut, oră sau zi înapoi). De aceea ele sunt numite și “indicatori în timp real”.Informațiile furnizate de acești indicatori tind să se bazeze pe tehnologia de monitorizare a activității de afaceri (BAM) și afișate într-un Balanced Scorecard BSC. În plus, aceste instrumente ne permit să setăm
alerte astfel încât atunci când un indicator depășește termenele predefinite, utilizatorul știe că este timpul să întreprindă anumite acțiuni.

Exemple tipice de KPI pe termen scurt pentru BPM sunt:

  • Numărul instanțelor de proces create în ultima oră. Această informație ne permite să anticipăm dacă va exista un flux de sistem.
  • Timpul necesar pentru un anumit pas.

Combinarea indicatorilor cheie de performanță este o practica buna, pentru ca ajuta la interpretarea datelor in context. De obicei, un singur indicator nu furnizează informații suficiente pentru luarea deciziilor și este necesar să îl comparați cu alții. Această analiză suplimentară poate dovedi sau respinge ipoteza derivată din primul indicator.

Exemplu: dacă un indicator arată că timpul total necesar pentru finalizarea unui proces este mai lung decât cel stabilit, am putea crede că productivitatea echipei este scăzută deoarece angajații nu funcționează la fel de repede cum era de așteptat. Cu toate acestea, acest indicator ar trebui să fie completat cu numărul de instanțe create. Dacă descoperim că există prea multe cazuri, cauza reală a întârzierii nu este în mod clar nivelul productivității ci exista macar un element in proces care durează mai mult decât este necesar.

În general, indicatorii oferă întotdeauna informații parțiale, care reflectă situații care ar putea fi relevante și importante pentru detectarea precoce. Dar, înainte de a face orice concluzii, ar trebui să completăm rezultatele cu alte KPI-uri.

“Nu puteți optimiza ceea ce nu puteți măsura”

Indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt esențiali pentru măsurarea și îmbunătățirea ulterioară a proceselor de afaceri dintr-o organizație. În plus, informațiile trebuie afișate într-un mod intuitiv și simplu. Înainte de a sari la concluzii, nu uitați să comparați rezultatele cu alți indicatori pentru a dovedi (sau respinge) ipotezele inițiale.

Tipuri de metrici privind performanța proceselor

Metrica performanțelor proceselor, denumită și KPI (Indicatori cheie de performanță), se concentrează asupra modului în care sarcina este efectuată prin măsurarea performanței și dacă se ating obiectivele individuale.Acest indicator trebuie măsurat cu un raport (în general reprezentat de un număr) care descrie progresul procesului în ansamblu sau parțial.
Metodele de performanță a proceselor strategice servesc pentru a arăta dacă organizația atinge obiectivele stabilite de conducere, așa-numitele obiective strategice. Un instrument utilizat pe scară largă pentru a ajuta la stabilirea acestor obiective este Balanced Scorecard.

Tipuri de metrici privind performanța proceselor

• Indicatori de eficiență
• Indicatori de eficacitate
• Indicatori de capacitate
• Indicatori de productivitate
• Indicatori de calitate
• Indicatori de rentabilitate
• Indicatori de competitivitate
• Indicatori de valoare Indicatori de eficiență vs. indicatori de eficacitate

Eficacitatea este relația dintre rezultatele așteptate și rezultatele obținute: cel mai bun mod de a face acest lucru este = obținerea rezultatelor așteptate.
Eficiența este relația dintre rezultatele obținute și resursele utilizate = făcând lucrurile cel mai bun mod prin utilizarea celui mai mic număr de resurse.
Putem spune că eficiența trebuie să fie eficientă folosind un minim de resurse. Concentrându-se pe procesul și resursele utilizate, de exemplu, pentru a reduce costurile. Eficacitatea se concentrează deja pe produs și rezultatele obținute și poate aduce beneficii prin profituri mai mari.

Indicatori de capacitate: Raportul dintre cantitatea care poate fi produsă și timpul necesar pentru aceasta. De exemplu, “producătorul X este capabil să producă 200 de mașini pe lună”.

Indicatori de productivitate: Raportul dintre rezultatele generate de un loc de muncă și resursele utilizate pentru realizarea acestuia. Exemplu: “Un lucrător poate instala 20 mp de pardoseală într-o oră. Altul poate instala numai 17 m2 de pardoseală într-o oră. Prin urmare, el este mai puțin productiv decât primul.

Indicatori de calitate: Relația dintre producția totală (producția totală) și ieșirile adecvate și adecvate pentru utilizare, adică fără defecte sau deformări. Exemplu: “980 de piese adecvate calitativ pentru fiecare 1000 produse (conformitate 98%)”

Indicatori de rentabilitate: raportul procentual dintre profit și totalul vânzărilor. Exemplu: “o companie care a vândut bunuri de 200.000 RON și a calculat un profit de 20.000 RON. Astfel, rentabilitatea este de 10%”

Rentabilitatea investițiilor (ROI): Raportul procentual dintre profit și investiția realizată în companie.

Exemplu: “o companie a investit 500.000 RON, cu un profit de 20.000 RON. Randamentul a fost de 4%.”

Indicatori de competitivitate: relația unei companii cu competiția. Cota de piață poate fi folosită pentru acest lucru.Indicatori de eficiență: Eficacitatea este combinația eficacității cu eficiența.
Indicator de valoare: relația dintre valoarea percepută atunci când obțineți ceva (de exemplu, un produs) și suma cheltuită pentru obținerea acesteia

De ce să utilizați indicatorii performanței proceselor?

  • Oferă informațiile pe care managerul are nevoie pentru fiecare etapă a procesului
  • Oferă o mai mare precizie în luarea deciziilor manageriale
  • Scopul lor este de a aduce mai multă eficiență și eficiență proceselor
  • Aduc viteză, o înțelegere mai bună și transparență în dezvăluirea rezultatelor
  • Metrica performanței proceselor devine măsura excelenței unei companii
  • Permit crearea unui tablou de bord cu toate informațiile disponibile într-un mod corelat

Adaugă Comentariu